Nutzungsbedingungen

(Stand: 16.07.2025)

1. Geltungsbereich

(1) Die Reflecta gGmbH, An der Kolonnade 11, 10117 Berlin, Deutschland (E-Mail: info@reflecta.org, Sitz der Gesellschaft: Berlin, Amtsgericht Charlottenburg HRB 235011, Geschäftsführung: Daniela Mahr) stellt ihren Nutzern gegen Entgelt ein Online-Tool über eine digitale Plattform (auch „Website“ genannt) bereit, das Unternehmen und anderen Organisationen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Vereine, Stiftungen, gGmbHs, NGOs, Start-ups, KMUs, öffentliche Einrichtungen und andere juristische Personen oder Personenvereinigungen, nachfolgend „Kunde“ genannt) dabei unterstützt, geeignete Förderprogramme zu identifizieren, Förderanträge vorzubereiten und ihre Anträge mithilfe eines KI-gestützten Qualitätschecks zu verbessern (nachfolgend „Reflecta Fördermittelkompass“ genannt).

(2) Diese Nutzungsbedingungen richten sich nicht an Verbraucher als Kunden. Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (Verbraucher).

(3) Diese Nutzungsbedingungen erstrecken sich auch auf alle künftigen Angebote, Leistungen, Vertragsverhältnisse und darauf bezogenen Rechtsgeschäfte zwischen Reflecta und dem Kunden, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Reflecta Fördermittelkompass stehen.

(4) Abweichende oder ergänzende Geschäfts-, Vertrags-, oder Einkaufsbedingungen des Kunden sind ausgeschlossen; sie gelten auch dann nicht, wenn Reflecta nicht ausdrücklich widerspricht.

(5) Der Reflecta Fördermittelkompass ist ein generatives KI-Tool, das in der Lage ist, auf Kundenanfragen in verschiedener Weise Antworten zu erzeugen. Die Antworten werden als Textantworten erzeugt werden. Reflecta überlässt dem Kunden den Reflecta Fördermittelkompass gegen Entgelt, um ihn damit bei seiner Suche nach geeigneten Förderprogrammen zu unterstützen, diese zu identifizieren, Förderanträge vorzubereiten und seine Anträge mithilfe des ebenfalls KI-gestützten Qualitätschecks zu verbessern. Wegen der allgemein beschränkten Erfahrungen im Umgang mit generativer KI obliegt es dem Kunden, den KI-Output vor einer Verwendung angemessen zu prüfen. Seine diesbezüglichen Pflichten sind in Ziffer 5 dieser Nutzungsbedingungen geregelt. Der Kunde wird auch während der Nutzung des KI-Tools immer wieder auf seine Prüfpflichten hingewiesen.

2. Vertragsschluss und Registrierung

(1) Die Darstellung des Reflecta Fördermittelkompass auf der Website Reflectas stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar. Der Vertrag über die Nutzung des Reflecta Fördermittelkompass kommt zustande, indem sich der Kunde auf der Plattform registriert und diesen Nutzungsbedingungen sowie der Datenschutzerklärung zustimmt, oder ein individuelles Angebot von Reflecta ausdrücklich annimmt. Mit seiner Zustimmung bestätigt der Kunde, die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert zu haben. Nach erfolgreicher Registrierung erhält der Kunde Zugang zum Reflecta Fördermittelkompass.

(2) Der Kunde hat bei der Registrierung wahrheitsgemäße, vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Reflecta ist berechtigt, Nachweise über die Angaben anzufordern, insbesondere wenn es um institutionelle oder unternehmerische Berechtigungen zur Nutzung von Fördermitteln geht.

3. Inhalte und Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses

(1) Reflecta stellt dem Kunden die Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses mit den auf der Website https://foerdermittelkompass.reflecta.org/ und dort unter der Unterseite: https://foerdermittelkompass.reflecta.org/helpcenter näher beschriebenen Funktionsumfang und unter den dort ebenfalls genannten Funktionsvoraussetzungen zur Verfügung. Für den Zugriff auf den Reflecta Fördermittelkompass ist neben einer Internetverbindung ein Browser erforderlich. Endgeräte müssen die auf der oben genannten Website angegebenen technischen Mindestvoraussetzungen erfüllen, um einen Zugriff zu ermöglichen.

(2) Reflecta stellt den Reflecta Fördermittelkompass über eine digitale Plattform zur Nutzung bereit. Der Reflecta Fördermittelkompass verbleibt dabei auf dem Server von Reflecta. Von Reflecta nicht geschuldet ist die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen dem IT-System des Kunden, insbesondere den Endgeräten, und dem von Reflecta betriebenen Übergabepunkt.

(3) Die Funktionen des Reflecta Fördermittelkompasses sind über die oben genannte Website abrufbar und werden ständig aktualisiert. Reflecta kann die Funktionen ändern, wenn die Änderung des Reflecta Fördermittelkompasses unter Berücksichtigung der Interessen Reflectas für den Kunden zumutbar ist. Eine Verpflichtung, einen bestimmten Erfolg herbeizuführen, übernimmt Reflecta nicht.

(4) Die Hauptfunktionen des Reflecta Fördermittelkompass umfassen zu jedem Zeitpunkt aber mindestens Folgende Funktionen:

• Fördermatching: KI-unterstützte Identifikation passender Fördermöglichkeiten auf Grundlage des Profils, der Tätigkeitsfelder oder Projektideen des Kunden.
• Antrags-Beratung: Automatisierte, KI-basierte Unterstützung bei der Entwicklung von Projektideen, der Formulierung von Anträgen sowie der Strukturierung der Antragstexte.
• Antrags-Check: KI-gestützter Qualitätscheck und Verbesserungshinweise für fertiggestellte Anträge, z. B. zur Verständlichkeit, Vollständigkeit oder zur Übereinstimmung mit typischen Förderkriterien.

(5) Nicht umfasst von den Funktionen des Reflecta Fördermittelkompasses sind persönliche Förderberatung, Coaching, Credit-Modelle für bestimmte KI-Funktionen und erweiterte Recherche- und Analyseleistungen. Leistungen dieser Art müssen gesondert vereinbart und vergütet werden.

(6) Der Reflecta Fördermittelkompass wird, basierend auf der aktuellen KI-Verordnung, als „Low-Risk-Anwendung“ eingestuft. Reflecta hält sich an die jeweils geltenden regulatorischen Vorgaben und wird diese Nutzungsbedingungen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen laufend anpassen, um die Anforderungen der KI-Verordnung einzuhalten.

(7) Die durch den Reflecta Fördermittelkompass erstellten Ergebnisse und Empfehlungen sind automatisiert erstellt. Der Kunde erkennt an, dass der Reflecta Fördermittelkompass als Hilfsmittel fungiert und keine menschlichen Entscheidungen trifft. Der Reflecta Fördermittelkompass dient ausschließlich als unterstützendes Werkzeug, das keinen Rechtsrat erteilt, keine verbindlichen Entscheidungen trifft und keine menschliche Fachberatung ersetzt. Der Kunde behält stets die volle Verantwortung über die Nutzung und Umsetzung der erhaltenen Informationen.

(8) Für weitergehende Leistungen, die über die reine Nutzung des Tools hinausgehen (z. B. strategische Fördermittelberatung, Unterstützung bei der Antragstellung, Begleitung von Förderprojekten, rechtliche Prüfungen), stehen gesonderte und ggf. kostenpflichtige Dienstleistungen von Reflecta oder Dritten zur Verfügung.

(9) Eine von den Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen abweichende Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses ist unzulässig. Insbesondere ist der Kunde nicht berechtigt, den Reflecta Fördermittelkompass so zu manipulieren, dass es andere als die nach diesen Nutzungsbedingungen vorgesehene Aufgaben erfüllt oder der Kunde Informationen erhält, die für den hier maßgeblichen bestimmungsgemäßen Gebrauch des Reflecta Fördermittelkompasses nicht erforderlich sind. Zu den nicht gestatteten Maßnahmen gehören insbesondere:

• Prompt-Injection („Eingabemanipulation“), dabei wird der Prompt so gestaltet, dass der Reflecta Fördermittelkompass unerwünschte oder schädliche Ausgaben erzeugt;
• Evasion-Attacks („Umgehungsangriffe“) als Angriffe auf KI-Systeme, bei denen versucht wird, den Reflecta Fördermittelkompass zu täuschen oder zu manipulieren, etwa durch das Identifizieren von Mustern in den Trainingsdaten, die den Reflecta Fördermittelkompass dazu verleiten, falsche Entscheidungen zu treffen;
• Reverse Engineering des Reflecta Fördermittelkompasses, beispielsweise dadurch, dass der Kunde umfangreiche Abfragen vornimmt, um Informationen sammeln, die es ihm erlauben, ein eigenes Modell zu erstellen, das das Verhalten des Reflecta Fördermittelkompasses imitiert;
• Abliteration, bei der die Struktur und Funktionsweise des Reflecta Fördermittelkompasses analysiert wird, um Schwachstellen zu identifizieren, um über Eingabemuster oder Kombinationen von Wörtern den Reflecta Fördermittelkompass dazu zu bringen, vertrauliche Informationen preiszugeben oder falsche Antworten zu generieren;
• Membership Inference, Angriffe, um Datenpunkte, die zum Training verwendet wurden, zu rekonstruieren.

(10) Reflecta behält sich vor, Prompts und generierten Output durch Methoden zur Missbrauchsprävention oder Inhaltsfilterung zu überprüfen und eine Verarbeitung bei einem begründeten Verdacht der missbräuchlichen Nutzung zu unterbinden.

(11) Der Kunde haftet Reflecta für die von ihm zu vertretenen Schäden aus einer unzulässigen Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses. Der Kunde trägt dafür Sorge, dass alle seine ihm zugeordneten Nutzer die Anforderungen dieses Vertrages an die Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses beachten.

(12) Reflecta kann aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen den Output mit dem Hinweis versehen müssen, dass er von einem KI-Reflecta Fördermittelkompass erstellt wurde. Der Kunde darf diesen Hinweis nicht verändern oder entfernen.

4. Verfügbarkeit, Wartung und Support

(1) Reflecta bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Reflecta Fördermittelkompasses, kann jedoch keine bestimmte, durchgehende oder störungsfreie Verfügbarkeit garantieren. Der Kunde erkennt an, dass Wartungsarbeiten, technische Anpassungen, Updates, Sicherheitsmaßnahmen, sowie Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe, behördliche Anordnungen oder sonstige unvorhersehbare Umstände) zu zeitweisen Einschränkungen oder Ausfällen führen können. Reflecta wird diese Einschränkungen auf ein vertretbares Maß beschränken und den Kunden über geplante Wartungsfenster, die zu Beeinträchtigungen führen, mindestens 3 Tage im Voraus informieren, sofern dies möglich ist.

(2) Reflecta bietet seinen Kunden einen Standard-Support per Ticketsystem an, bei dem Supportanfragen grundsätzlich innerhalb von 3 bis 5 Werktagen beantwortet werden. Dieser Standard-Support umfasst ausschließlich Fragen zur Benutzung des Tools, etwa zur Navigation, zur Interpretation der KI-Ausgaben oder zur Nutzung bestimmter Funktionen. Für Kunden mit erhöhtem Bedarf an Supportleistungen (z. B. schnellere Reaktionszeiten, dedizierte Ansprechpartner, erweiterte Sprechstunden) bietet Reflecta zusätzliche kostenpflichtige Leistungen an. Die Inhalte und Konditionen solcher Leistungen werden individuell vereinbart.

5. KI-Kompetenz, Datenspeicherung, Verzerrungen

(1) Der Kunde ergreift die nach Art. 4 KI-VO vorgeschriebenen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass die Nutzer über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem der Reflecta Fördermittelkompass eingesetzt werden soll, zu berücksichtigen.

(2) Der Kunde muss dafür sorgen, dass alle Nutzer verstehen, wie der Reflecta Fördermittelkompass funktioniert: Es lernt aus einer großen Menge an Daten, den Trainings-Daten, und lernt, welche Muster, Beziehungen und statistische Eigenschaften den Daten zugrunde liegen. Es erstellt daraus neue Informationen. Diese neuen Informationen ähneln den gelernten Daten, sind aber regelmäßig nicht mit ihnen identisch. Der Reflecta Fördermittelkompass speichert keine Trainings-Daten, sondern erstellt statistische Modelle, die die Wahrscheinlichkeit von Wörtern oder Phrasen in bestimmten Kontexten erfassen. Wenn der Reflecta Fördermittelkompass neue Informationen generiert, verwendet es diese Modelle, um plausible Aussagen zu treffen, die auf den gelernten Mustern basieren.

(3) Die vom Kunden im Rahmen der Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses übermittelten Daten werden separat gespeichert. Insofern werden die an den Reflecta-Fördermittelkompass übermittelten Informationen bis zur Löschung des Kunden-Kontos gespeichert und für den Kunden vorgehalten. Dasselbe gilt für die vom Kunden mit dem KI-Fördermittelkompass generierten Informationen.

(4) Zu beachten ist auch, dass der Reflecta Fördermittelkompass auf der Grundlage einer großen Menge an Daten trainiert wurde, die für die gewünschten Nutzungszwecke repräsentativ sein sollen. In Abhängigkeit des verwendeten Datenmaterials, der Art und Weise des Trainings und der Konfiguration des dem Reflecta Fördermittelkompass zugrundliegenden KI-Modells, kann es jedoch zu einer Verzerrung des Outputs kommen. Für KI-Systeme wie das in diesen Nutzungsbedingungen zugrunde liegende, lassen sich Verzerrungen aus technischen und wertenden Gründen nicht vollständig vermeiden.

(5) In Ausnahmefällen kann ein KI-System auf eine Anfrage unzureichend antworten („halluzinieren“), etwa weil fehlerhafte Wahrscheinlichkeiten oder Gewichtungen im KI-Modell zugrunde gelegt wurden.

(6) Es liegt daher im eigenen Interesse des Kunden und der Nutzer, die von KI-Systemen generierten Angaben auf ihre Plausibilität zu überprüfen. Das ist insbesondere von Bedeutung, um Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körper oder der Gesundheit zu vermeiden. Der Kunde wird dies beachten und die Nutzer des Reflecta Fördermittelkompasses hierauf hinweisen.

6. Dokumentation

(1) Reflecta stellt dem Kunden ein Video zur Einführung in die Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses zur Verfügung. Einzelheiten zur Nutzung des Fördermittelkompass finden sich in der Dokumentation.

7. Schutzrechte

(1) Der Kunde trägt dafür Sorge, dass er berechtigt ist, die an den Reflecta Fördermittelkompass übermittelten Inhalte, insbesondere ob Prompts oder sonstige Texte, zu diesem Zweck entsprechend nutzen zu dürfen. Eine Prüfung durch den Reflecta Fördermittelkompass auf die Zulässigkeit der Verwendung der vom Kunden übermittelten Daten findet nicht statt.

(2) Reflecta steht nicht dafür ein, dass an dem Output Schutzrechte begründet werden können. Grundsätzlich genießt Output keinen rechtlichen, insbesondere keinen urheberrechtlichen Schutz.

8. Personenbezogene Daten

(1) Die Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses kann und soll bestimmungsgemäß ohne die Eingabe personenbezogener Daten erfolgen. Für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften bei Eingaben in den Reflecta Fördermittelkompass ist der Kunde verantwortlich.

(2) Der Kunde hat seine Mitarbeiter darin zu schulen, was personenbezogene Daten sind und zeigt ihnen auf, wann sie bei der vertragsgemäßen Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses vorliegen können.

(3) Infolge der Art und Weise der Datenverarbeitung durch KI-Systeme erfolgt keine Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter.

(4) Sollten bei der Registrierung über die Website personenbezogene Daten angegeben werden, gilt die Datenschutzerklärung Reflectas.

9. Zugriffsberechtigungen und Nutzer

(1) Der Kunde erhält für jeden Nutzer eine Zugriffsberechtigung, bestehend aus einem Benutzerkennwort und einem Passwort. Benutzerkennwort und Passwort dürfen vom Kunden nur den von ihm berechtigten Nutzern mitgeteilt werden und sind im Übrigen geheim zu halten.

(2) Die Zugriffsberechtigungen müssen gemäß den Bestimmungen auf der Website unter https://foerdermittelkompass.reflecta.org/helpcenter gelegentlich geändert werden. Die Nutzer sind vom Kunden zu verpflichten, die Zugriffsberechtigungen nur in Übereinstimmung mit diesen Bestimmungen zu verwenden.

(3) Der Kunde wird alle Nutzer im Hinblick auf eine vertragsgemäße Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses sorgfältig auswählen, anleiten und überwachen. Hat der Kunde Zweifel, dass ein Nutzer imstande ist, den Reflecta Fördermittelkompass vertragsgemäß zu benutzen, hat er ihm die Nutzung zu verwehren. Insbesondere wird der Kunde die Nutzer auf die Nutzungsbedingungen gemäß der Website https://foerdermittelkompass.reflecta.org/helpcenter hinweisen und sie zur Einhaltung dieser Bedingungen verpflichten.

(4) Der Kunde wird dem Anbieter alle auffälligen Verhaltensweisen des Reflecta Fördermittelkompasses melden. Auffällig sind vor allem Verzerrungen des Outputs sowie andere falsche, irreführende oder unangemessene Angaben des Reflecta Fördermittelkompasses.

10. Preise und Zahlung

(1) Die Preise ergeben sich aus der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste Reflectas. Die Preise werden dem Kunden transparent und vollständig vor Vertragsschluss angezeigt. Alle Preise verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

(2) Rechnungen sind innerhalb der auf der Rechnung angegebenen Frist zu begleichen. Ist keine Frist angegeben, sind Rechnungen innerhalb von 14 Tagen zu bezahlen.

(3) Bei Zahlungsverzug ist Reflecta berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu erheben.

(4) Des Weiteren ist Reflecta berechtigt, im Falle von Zahlungsverzug den Zugang des Kunden zum Reflecta Fördermittelkompass oder anderen zu kostenpflichtigen Funktionen vorübergehend zu sperren, bis die ausstehenden Beträge beglichen sind.

11. Vertragslaufzeit, Kündigung und Sperre

(1) Geschlossene Vertrag laufen auf unbestimmte Zeit und können jeweils mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Jede Kündigung bedarf der Textform bzw. einer Betätigung des Kündigungsbuttons auf der Website Reflectas.

(4) Verstößt der Kunde gegen diese Nutzungsbedingungen, kann Reflecta den Zugang zum Reflecta Fördermittelkompass ganz oder teilweise sperren, bis eine vertragsgemäße Nutzung wieder erwartbar ist.

12. Mängelhaftung

Aufgrund der Rechtsnatur des Vertrages besteht kein Anspruch des Kunden auf die Beseitigung von Mängeln.

13. Haftung

(1) Im Fall von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet Reflecta gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

(2) Im Fall einfacher Fahrlässigkeit haftet Reflecta nur, sofern es sich um die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht handelt. In diesem Fall ist die Haftung Reflectas auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Eine wesentliche Vertragspflicht ist eine Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung eines Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf.

(3) Unter Ausnahme der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz ist jede verschuldensunabhängige Haftung Reflectas aufgrund der Nutzung des Reflecta Fördermittelkompasses durch den Kunden oder von ihm vermittelte Dritte ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten von gesetzlichen Vertretern, Mitarbeitern und Erfüllungsgehilfen Reflectas.

14. Änderung der Nutzungsbedingungen

(1) Reflecta ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen wie folgt zu ändern oder zu ergänzen: Reflecta wird dem Kunden die Änderungen oder Ergänzungen spätestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform ankündigen. Ist der Kunde mit den Änderungen oder Ergänzungen der Nutzungsbedingungen nicht einverstanden, so kann er den Änderungen mit einer Frist von einer Woche zum Zeitpunkt des beabsichtigten Wirksamwerdens der Änderungen oder Ergänzungen widersprechen. Der Widerspruch bedarf der Textform.

(2) Widerspricht der Kunde nicht, so gelten die Änderungen oder Ergänzungen der Nutzungsbedingungen als von ihm genehmigt. Reflecta wird den Kunden mit der Mitteilung der Änderungen oder Ergänzungen der Nutzungsbedingungen auf die vorgesehene Bedeutung seines Verhaltens besonders hinweisen.

15. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragspartner bemühen sich dann, anstelle der unwirksamen Vertragsbestimmung eine angemessene Regelung zu treffen, die dem mit der unwirksamen Bestimmung angestrebten Zweck möglichst nahekommt. Gleiches gilt, wenn sich diese Nutzungsbedingungen oder der Vertrag, dem diese Nutzungsbedingungen zu Grunde gelegt werden, als lückenhaft erweist.

(3) Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus diesen Nutzungsbedingungen oder aufgrund des Vertrags, dem diese Nutzungsbedingungen zu Grunde gelegt werden, das Landgericht Berlin, soweit der Kunde Vollkaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.

Berlin, den 16.07.2025