AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung)

Der Fördermittelkompass verarbeitet personenbezogene Daten in deinem Auftrag. Dafür ist gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zwischen dir als Auftraggeber:in und Reflecta als Auftragnehmer:in erforderlich.

Was ist ein AV-Vertrag?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (auch AVV oder DPA – Data Processing Agreement) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Reflecta in deinem Auftrag durchführt. Er definiert:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Datenverarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten und Kategorien der betroffenen Personen
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Daten
• Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien
• Unterauftragnehmer, die an der Verarbeitung beteiligt sind

Wann muss ich einen AV-Vertrag abschließen?

Der AV-Vertrag muss abgeschlossen werden, bevor du den Fördermittelkompass produktiv nutzt – insbesondere wenn du personenbezogene Daten in der Plattform verarbeitest (z. B. bei Projektideen, Antragsentwürfen oder Organisationsprofilen).

Nach der Buchung eines Subscription-Plans wirst du automatisch zum Abschluss des AV-Vertrags weitergeleitet.

Wie schließe ich den AV-Vertrag ab?

Der gesamte Prozess erfolgt digital direkt über die Plattform:

Schritt 1: Organisationsdaten prüfen

Überprüfe und ergänze die Daten deiner Organisation (Name, Adresse, Vertretungsberechtigte:r).

Schritt 2: Ansprechpartner:in benennen

Gib eine verantwortliche Ansprechperson für Datenschutzfragen an (Name, E-Mail, optional Telefon und Abteilung).

Schritt 3: Weisungskanal festlegen

Bestimme die E-Mail-Adresse, über die offizielle Weisungen zur Datenverarbeitung an Reflecta gesendet werden.

Schritt 4: Vertrag bestätigen

Prüfe die Vertragsübersicht mit allen Anlagen und bestätige den Abschluss. Der Vertrag tritt sofort in Kraft.

Schritt 5: Bestätigung erhalten

Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail mit dem vollständigen AV-Vertrag als PDF-Dokument.

Jetzt AV-Vertrag abschließen →

Was enthält der AV-Vertrag?

Der AV-Vertrag enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen:

Abschnitt	Inhalt
§ 1 Gegenstand und Dauer	Zweck und Laufzeit der Auftragsverarbeitung
§ 2 Art und Zweck	Konkretisierung der Verarbeitungstätigkeiten
§ 3 Pflichten des Auftragnehmers	Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Unterstützung
§ 4 Technische und organisatorische Maßnahmen	Verweis auf Anlage 2 (TOMs)
§ 5 Unterauftragnehmer	Regelung zu Sub-Dienstleistern
§ 6 Rechte der Betroffenen	Unterstützung bei Betroffenenanfragen
§ 7 Kontrollrechte	Audit- und Prüfrechte des Auftraggebers
§ 8 Meldepflichten	Datenpannen-Benachrichtigung
§ 9 Löschung und Rückgabe	Umgang mit Daten nach Vertragsende
§ 10 Haftung	Haftungsregelung zwischen den Parteien
§ 11 Schlussbestimmungen	Geltendes Recht und Gerichtsstand
Anlage 1	Auftragsdetails (Datenarten, Betroffene, Zwecke)
Anlage 2	Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Wo finde ich meinen AV-Vertrag?

Deinen abgeschlossenen AV-Vertrag findest du jederzeit unter:

• Abo & Abrechnung → Link zum AV-Vertrag im Bereich der Abrechnungsaktionen
• Direkt: Mein AV-Vertrag →

Dort kannst du den Vertrag als PDF herunterladen.

Unterauftragnehmer

Reflecta setzt folgende Unterauftragnehmer für den Betrieb des Fördermittelkompass ein:

Unterauftragnehmer	Zweck	Standort
Microsoft (Azure OpenAI)	KI-gestützte Textverarbeitung	EU (Schweden)
Hetzner Online GmbH	Server-Hosting	Deutschland
Host Europe GmbH	Domain & DNS-Hosting	Deutschland
Brevo (Sendinblue)	E-Mail-Versand	EU (Deutschland/Frankreich)
Stripe Inc.	Zahlungsabwicklung	EU (Irland)

Datensicherheit

Reflecta setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, darunter:

• 🔒 Verschlüsselung: TLS 1.2+ für Datenübertragung, AES-256 für gespeicherte Daten
• 🏢 Serverstandort: Alle Server in deutschen/EU-Rechenzentren
• 🔐 Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen, 2-Faktor-Authentifizierung
• 📋 Audit-Logging: Nachvollziehbare Protokollierung aller Datenzugriffe
• 💾 Backup: Tägliche verschlüsselte Backups
• 🧹 Datenlöschung: Automatische Löschung nach Vertragsende auf Wunsch

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💡 Bei Fragen zum AV-Vertrag: Kontaktiere uns über ein Support-Ticket oder schreibe an datenschutz@reflecta.network.