Einladen

Das Einladen neuer Teammitglieder ist eine der wichtigsten Administrator-Funktionen. Hier erfährst du, wie du effizient und sicher neue Nutzer:innen zu deinem Fördermittelkompass-Konto hinzufügst und deren Berechtigungen verwaltest.

Neue Teammitglieder einladen

Einladungsprozess

So lädst du neue Teammitglieder ein:

"Benutzer:in einladen" klicken: In der Benutzerverwaltung
Persönliche Daten eingeben: Vor-, Nachname und E-Mail-Adresse
Rolle auswählen: Administrator:in oder Bearbeiter:in
Einladung senden: Das System versendet automatisch eine E-Mail
Bestätigung abwarten: Der eingeladene Nutzer erhält alle nötigen Informationen

Erforderliche Informationen

Für eine erfolgreiche Einladung benötigst du:

Vorname: Persönliche Ansprache in der Einladung
Nachname: Vollständige Identifizierung
E-Mail-Adresse: Gültige E-Mail für die Einladung und zukünftige Anmeldung
Rolle: Berechtigungsebene des neuen Teammitglieds

Rollen und Berechtigungen

Bearbeiter:in

Grundlegende Arbeitsberechtigungen für Teammitglieder:

Was Bearbeiter:innen können:

Förderprogramme suchen: Vollzugriff auf alle Matching-Funktionen
Favoriten verwalten: Programme favorisieren und bewerten
Projekte bearbeiten: Neue Projekte erstellen und bestehende bearbeiten
Anträge verwalten: Förderanträge vorbereiten und bearbeiten
KI-Funktionen nutzen: Alle AI-gestützten Features verwenden

Was Bearbeiter:innen nicht können:

Neue Benutzer:innen einladen
Kontoinformationen ändern
Abrechnungen einsehen
Andere Benutzer:innen verwalten
Administrator-Bereiche aufrufen

Administrator:in

Vollzugriff auf alle Funktionen:

Zusätzliche Administrator-Rechte:

Benutzer:innen-Verwaltung: Einladen, bearbeiten, entfernen von Teammitglieder
Kontoverwaltung: Organisationsdaten und Einstellungen ändern
Abrechnungen: Subscription und Zahlungsinformationen einsehen
Sicherheitseinstellungen: Erweiterte Sicherheitsfunktionen
Systemkonfiguration: Benachrichtigungen und Präferenzen verwalten

Rollenwechsel

Administrator:innen können Rollen jederzeit ändern:

Berechtigung erhöhen: Bearbeiter:in zu Administrator:in
Berechtigung reduzieren: Administrator:in zu Bearbeiter:in
Schutzmaßnahme: Letzter Administrator kann nicht herabgestuft werden

Einladungs-E-Mail

Automatischer Versand

Das System versendet automatisch eine personalisierte Einladungs-E-Mail mit:

Persönlicher Begrüßung: Mit dem Namen des Eingeladenen
Organisationsinformationen: Name und Beschreibung eures Kontos
Einladungslink: Direkter Link zur Kontoerstellung
Anweisungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Registrierung
Gültigkeitsdauer: Information über die Ablaufzeit der Einladung

Einladungsinhalt

Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen:

Hallo [Vorname],

du bist zur Nutzung des Reflecta Fördermittelkompass eingeladen worden!

[Organisationsname] möchte dich als Teammitglied hinzufügen.
Mit diesem Tool könnt ihr gemeinsam passende Förderprogramme 
für eure Projekte finden.

[Einladung annehmen Button]

Diese Einladung ist gültig bis [Datum].

Einladungsstatus verwalten

Status-Übersicht

In der Benutzerverwaltung siehst du den aktuellen Status aller Einladungen:

Aktive Nutzer:innen

Grüner Status: E-Mail bestätigt und aktiv
Letzter Login: Wann sich der Nutzer zuletzt angemeldet hat
Rolle: Aktuelle Berechtigungsebene

Ausstehende Einladungen

Gelber Status: Einladung versendet, noch nicht angenommen
Versendedatum: Wann die Einladung verschickt wurde
Eingeladen von: Welcher Administrator die Einladung versendet hat

Einladungen erneut senden

Falls eine Einladung nicht angekommen ist:

Nutzer in der Liste finden: Status "Einladung ausstehend"
"Erneut senden" klicken: Neben dem entsprechenden Nutzer
Bestätigung: Neue E-Mail wird automatisch versendet
Spam-Ordner hinweisen: Den eingeladenen Nutzer informieren

Subscription-Limits

Benutzer-Limits prüfen

Jeder Plan hat eine maximale Anzahl von Benutzer:innen:

Basic Plan: Bis zu 3 Benutzer:innen
Pro Plan: Bis zu 10 Benutzer:innen
Enterprise Plan: Unbegrenzte Benutzer:innen

Limit-Warnung

Das System informiert dich über dein aktuelles Limit:

Aktuelle Nutzung: "Benutzer: 3/10" im Header
Warnung bei Vollauslastung: Hinweis beim Einladen neuer Nutzer:innen
Upgrade-Option: Direkter Link zur Plan-Auswahl

Überschreitung verhindern

Automatische Blockierung: Keine Einladungen über dem Limit möglich
Upgrade-Empfehlung: System schlägt passenden Plan vor
Bestehende Nutzer:innen: Bleiben auch bei Downgrade aktiv

Häufige Probleme

Einladung kommt nicht an

Mögliche Ursachen und Lösungen:

Spam-Ordner: Eingeladenen bitten, Spam-Ordner zu prüfen
Falsche E-Mail: E-Mail-Adresse in der Einladung überprüfen
Firewall/Filter: IT-Administrator des Empfängers kontaktieren
Erneut senden: Einladung über das System erneut versenden

Registrierung schlägt fehl

Häufige Probleme:

Abgelaufene Einladung: Neue Einladung versenden
E-Mail bereits registriert: Nutzer möglicherweise bereits im System
Technische Probleme: Support kontaktieren

Falsche Rolle zugewiesen

Korrektur:

Rolle nachträglich ändern: In der Benutzerverwaltung möglich
Neue Einladung: Bei schwerwiegenden Fehlern Nutzer entfernen und neu einladen

Rechtliche Aspekte

Datenschutz bei Einladungen

Einverständnis einholen: Vor der Einladung Zustimmung des Nutzers
Zweckbindung: E-Mail-Adresse nur für Einladung verwenden
Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten erfassen

DSGVO-Konformität

Rechtmäßige Verarbeitung: Einladung basiert auf berechtigtem Interesse
Informationspflicht: Eingeladene über Datenverarbeitung informieren
Widerrufsrecht: Einladung kann jederzeit zurückgezogen werden

💡 Einladungs-Tipp: Bereite dein Team vor der Einladung vor, erkläre den Nutzen des Fördermittelkompass und stehe für die ersten Schritte zur Verfügung. Eine durchdachte Rollenverteilung und klare Kommunikation führen zu einer effizienteren Teamarbeit bei der Fördermittelsuche.

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